Code de déontologie

Le présent Code de déontologie (le « Code ») a pour objet de prévenir et de résoudre les conflits d'intérêt que les membres du Conseil d'administration et, le cas échéant, du bureau du Conseil d'administration, le personnel salarié de l'Association, ainsi que les membres des Comités de surveillance des plans souscrits par celle-ci pourraient rencontrer dans leur fonction, notamment à cause de leurs liens de toute nature, directs ou indirects avec l'entreprise d'assurance de chaque plan ou ses prestataires de services (ci-après : « le ou les Tiers Gestionnaire(s) »). Il a également pour objet de préciser les obligations générales de diligence et de confidentialité auxquelles ces personnes sont soumises. Il complète les statuts et le Règlement intérieur de l’Association et est remis à chaque adhérent lors de son adhésion à l’Association.

Article 1 – Principes généraux

1.1 Le présent Code s’applique aux membres du Conseil d'administration et, le cas échéant, du bureau du Conseil d'administration, au personnel salarié de l'Association, ainsi qu’aux membres des Comités de surveillance des plans souscrits par celle-ci.

1.2 Les personnes visées au § 1.1 doivent :

  1. 1.2.1 exercer leurs fonctions de bonne foi, de façon responsable, avec attention particulière, compétence, loyauté, neutralité, diligence, impartialité et discrétion, agir avec objectivité en conservant leur indépendance de jugement, dans l’intérêt exclusif de l’Association et de ses membres ; s’agissant des membres du (ou des) Comité(s) de surveillance, ces devoirs s’exercent spécifiquement dans l’intérêt des adhérents aux plans ;
  2. 1.2.2 promouvoir la défense des principes énoncés par le présent Code et rendre compte sans délai des situations contraires audits principes dont ils auraient connaissance ;
  3. 1.2.3 préserver la confidentialité des informations reçues dans le cadre de leurs fonctions, à moins que la communication de ces informations ne soit spécifiquement autorisée ou obligatoire ;
  4. 1.2.4 refuser tous cadeaux et avantages offerts par les Tiers Gestionnaires susceptibles de porter atteinte à leur indépendance de jugement ou d’en faire douter ;
  5. 1.2.5 maintenir à jour leur connaissance des textes législatifs ou réglementaires applicables à leurs fonctions et à l’activité de l’Association et veiller en permanence à ce que les décisions auxquelles ils doivent prendre part dans le cadre de leurs fonctions soient conformes à ces dispositions légales ou réglementaires ;
  6. 1.2.6 communiquer au président du Conseil d’administration de l'Association (pour les membres du Conseil d’administration et les salariés de l’Association) ou au président de leurs Comités de surveillance respectifs, toutes informations pertinentes au regard des règles fixées par le présent Code sur leur état civil, leur honorabilité (en particulier au regard des situations visées à l'article L. 322-2 du Code des assurances), leur expérience et leurs qualifications professionnelles.

Compte tenu des obligations de confidentialité mentionnées au § 1.2.3 ci-dessus, cette déclaration devra également préciser les liens, en particulier ceux énoncés au § 2.2.1 a/ ci-dessous, pouvant exister entre ces personnes et toute entreprise d’assurance, société ou organisme appartenant à un groupe au sens de l’article L. 345-2 du code des assurances, de l’article L. 931-34 du code de la Sécurité sociale, de l’article L. 212-7 du code de la Mutualité autre que le Tiers Gestionnaire qui serait lui- même gestionnaire d’un ou plusieurs Plans d’Épargne Retraite Populaires.

Cette communication doit s’effectuer par écrit par lettre simple dès l’instant où les intéressés sont pressentis (lorsqu’il est envisagé de les désigner à un poste de membre d’un organe de l’Association) ou lorsqu’ils font acte de candidature (lorsqu’ils se présentent à une élection d’un poste de membre d’un organe de l’Association ou postulent pour une fonction salariée) ou encore, dans les conditions prévues au § 2.5 ci-après, lorsque se produit, dans le cours de l’exercice de leurs fonctions au sein de l’Association, un changement susceptible de modifier leur situation au regard des règles fixées par le présent Code.

Il est précisé en tant que de besoin que le Conseil d’administration ou le Comité de surveillance concerné se réserve de ne pas donner suite au projet de désignation ou à la demande de candidature des intéressés s’il s’avère que les informations visées ci-dessus révèlent une situation incompatible avec le respect des principes énoncés dans le présent Code.

Article 2 – Conflits d’intérêts

2.1 Les personnes visées au § 1.1 ci-dessus ont le devoir d’agir en permanence avec intégrité, et éviter tout conflit d’intérêt même potentiel en raison de leurs relations directes ou indirectes avec les Tiers Gestionnaires.

2.2 Les situations prises en compte pour évaluer l’existence d’un éventuel conflit d’intérêt sont celles résultant d’un lien direct ou indirect entre ces personnes et un Tiers Gestionnaire, ce lien pouvant être de nature commerciale, financière, juridique ou familiale et plus généralement quelconque.

  1. 2.2.1 À titre d’exemple, sous réserve des circonstances propres à chaque situation qui seraient de nature à justifier une appréciation différente et des précisions apportées au § 2.2.2 ci-après, l’existence d’un conflit d’intérêt sera présumée établie dans les cas où :
  1. a/ s’agissant des personnes physiques assujetties au présent Code :
  1. (I) il existe un lien de parenté du premier ou second degré en ligne directe ou collatérale au sens donné à ces notions par les articles 736 à 738 du code civil entre l’intéressé et une personne exerçant, au sein du Tiers Gestionnaire, des fonctions de mandataire social ;
  2. (II) il existe une relation d’affaires portant sur la vente de biens ou la prestation de services ou un contrat de travail entre l’intéressé et le Tiers Concerné générant un revenu au moins égal à 5 % du revenu total de l’intéressé ;
  3. (III) une personne titulaire d’un mandat au sein d’un Comité de surveillance et qui aurait par ailleurs la qualité d’actionnaire ou d’associé d’une entreprise d’assurance, d’une société ou d’un organisme appartenant à un groupe au sens de l’article L. 345-2 du code des assurances, de l’article L. 931-34 du code de la Sécurité sociale, de l’article L. 212-7 du code de la Mutualité répondant à la définition de Tiers Gestionnaire. Il est précisé en tant que de besoin que cette présomption de conflit d’intérêt ne joue pas si l’intéressé est seulement assuré, sociétaire ou adhérent desdits organismes ou sociétés, et dans la mesure où cette personne n’entre pas dans les autres hypothèses de présomption de conflit d’intérêt visées aux §§ (I) et (II) ci-dessus. En tout état de cause, les personnes visées aux deux premiers alinéas du présent § (III) prendront un soin tout particulier à communiquer les informations requises par les §§ 1.2.6 ci-dessus et 2.5 ci-dessous.
  1. b/ s’agissant des personnes morales représentées au Conseil d’administration de l’Association (étant précisé que le représentant de ces personnes morales sera personnellement tenu de se conformer aux principes énoncés dans le § a/ ci-dessus) :
  1. (I) s’il existe avec le Tiers Gestionnaire une relation d’affaires portant sur la vente de biens ou la prestation de services générant un chiffre d’affaires supérieur à 10 % du chiffre d’affaires consolidé de l’intéressé ;
  2. (II) s’il existe une participation directe ou indirecte de l’intéressé dans le capital du Tiers Gestionnaire, ou du Tiers Gestionnaire dans le capital de l’intéressé conférant au titulaire de la participation un droit d’exercer seul ou conjointement 10 % des droits de vote dans la structure concernée.
  1. 2.2.2 Les situations visées au § 2.2.1 ci-dessus ne seront cependant pas considérées comme constitutives d’un conflit d’intérêt si les personnes visées au § 1.1 ci-dessus sont amenées, dans le cadre de leurs fonctions, à prendre part à une décision ayant pour objet la préparation, la mise en place, le suivi ou l’interruption d’une opération ou d’une relation d’affaires dont les conditions ou modalités ne sortent pas du cadre normal et courant des activités incombant à l’Association, à l’Assemblée des adhérents ou au Comité de surveillance considérés et, en particulier, ne portent pas atteinte aux intérêts des adhérents de l’Association ou des adhérents au PERP considéré.

2.3 En fonction de la nature, de l’intensité et de la durée des liens caractérisant le conflit d’intérêt entre le Tiers Gestionnaire et l’intéressé, ce dernier devra, selon le cas, et si les fonctions de l’intéressé sont exercées dans un organe de l’Association ou d’un ou plusieurs plans :

  1. - s’abstenir de voter sur toute décision portant sur des relations avec le Tiers Gestionnaire au titre du fonctionnement de l’Association ou de la gestion d’un ou plusieurs plans ;
  2. - s’abstenir de participer temporairement aux délibérations de l’organe dans lequel l’intéressé exerce ses fonctions, étant précisé que cette non-participation ne pourra s’étendre sur plus de trois séances, faute de quoi, l’intéressé devra proposer de démissionner de ses fonctions ;
  3. - proposer sa démission soit des fonctions spécifiques exercées au sein de l’organe en question en sus de la qualité de membre dudit organe (président, secrétaire général, membre du Comité chargé des comptes, …) soit de toutes fonctions exercées au sein de l’organe en question. Si la personne concernée par le conflit d’intérêt est membre du personnel salarié de l’Association, les suites à donner à la situation déclarée sont définies par le Conseil d’administration de l’Association, en concertation avec l’intéressé.

2.4 Les dispositions prévues au § 2.3 ci-dessus ne s’appliquent pas aux situations qui auraient pour effet de porter le nombre minimum des membres du Comité de surveillance devant satisfaire aux conditions prévues à l’article L144-2 du code des assurances en dessous du seuil fixé par les dispositions précitées. Le membre du Comité de surveillance par le fait duquel sera survenue la situation visée à l’alinéa précédent sera réputé démissionnaire d’office à compter de la date à laquelle l’information sur la modification de sa situation aura été communiquée.

2.5 Toute personne visée au § 1.1 ci-dessus qui se trouverait ou s’apprêterait à se trouver dans une situation décrite au § 2.2 ou au deuxième alinéa du § 1.2.6 du présent code devra immédiatement en informer, par lettre remise en mains propres ou envoyée en recommandé avec avis de réception, le président de l’organe dans lequel (ou dans le bureau duquel) il exerce ses fonctions. Dans le cas d’une personne exerçant une fonction salariée, cette lettre doit être adressée au président du Conseil d’administration. L’intéressé devra en outre, s’il n’est pas dans le cas visé au dernier alinéa du § 2.3 ci-dessus, informer ledit président de la mesure qu’il compte prendre conformément aux dispositions du § 2.3 ci-dessus. Les informations visées aux alinéas ci-dessus comporteront toutes précisions utiles et tous documents justificatifs permettant d’appréhender le plus exactement possible la nature du conflit d’intérêt éventuellement généré par cette situation et, le cas échéant, le caractère approprié de la mesure proposée conformément aux dispositions du § 2.3 ci-dessus. Ces informations seront en tout état de cause communiquées au président de l’Association. Si les présidents des organes concernés se trouvent eux-mêmes dans une situation décrite au § 2.2 ci-dessus, ils veillent à assurer la communication des informations requises conformément aux principes énoncés ci-dessus auprès des organes concernés.